Microsoft Excel ist eine Tabellenkalkulationssoftware, die es Benutzern ermöglicht, Daten mit Formeln zu organisieren, zu formatieren und zu berechnen, indem sie ein System von Zellen verwenden, die durch Zeilen und Spalten unterteilt sind.
Verstehen Sie das Konzept der Dropdown-Liste in Excel
Bevor wir näher auf die Erstellung einer Dropdown-Liste in Excel eingehen, müssen wir zunächst genau verstehen, was eine Dropdown-Liste in Excel ist. Eine Dropdown-Liste, auch Kontrollkästchen genannt Auswahl- oder Dropdown-Menüist eine Excel-Funktion, mit der Benutzer einen Wert aus einer vordefinierten Liste auswählen können.
Dies ist in mehreren Situationen nützlich. Wenn Sie beispielsweise Daten manuell eingeben und bestimmte Werte häufig vorkommen und sich häufig wiederholen, können Sie eine Dropdown-Liste für diese Werte erstellen, um den Dateneingabevorgang zu beschleunigen.
Daten für die Dropdown-Liste vorbereiten
Der erste Schritt beim Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel besteht darin, die Daten vorzubereiten, die in der Liste angezeigt werden sollen. Diese Liste kann alles enthalten, von einer Liste mit Namen, Städten, Nummern oder allem anderen, was Sie benötigen.
Hier sind die Schritte zum Vorbereiten der Daten für die Dropdown-Liste:
- Öffnen Sie Excel und erstellen Sie eine neue Tabelle oder verwenden Sie eine vorhandene.
- Geben Sie in einer leeren Spalte oder Zeile die Daten ein, die in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen. Jeder Eintrag muss in einer separaten Zelle erfolgen.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie diese auswählen und über das Namensfeld in der oberen linken Ecke mit einem Namen versehen.
Erstellen der Dropdown-Liste
Sobald Sie Ihre vorbereitet haben Daten und du hast ihnen eine gegeben Name, können wir mit der Erstellung der Dropdown-Liste beginnen:
- Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die Dropdown-Liste haben möchten.
- Klicken Sie in der Hauptmenüleiste auf die Registerkarte „Daten“.
- Klicken Sie in der Gruppe „Datentools“ auf „Datenvalidierung“.
Nun wird Ihnen ein Fenster „Datenvalidierung“ angezeigt, in dem Sie die Regeln für die ausgewählte Zelle konfigurieren können.
Konfigurieren von Datenvalidierungsregeln
Der letzte Schritt beim Erstellen der Dropdown-Liste in Excel besteht darin, die Datenvalidierungsregeln zu konfigurieren:
- Klicken Sie im Fenster „Datenvalidierung“ auf die Registerkarte „Einstellungen“.
- Wählen Sie unter der Überschrift „Zulassen“ im Dropdown-Menü „Liste“ aus.
- Geben Sie im Feld „Ursprung“ den Namen ein, den Sie Ihren Daten gegeben haben, und klicken Sie auf „OK“.
An diesem Punkt sollten Sie eine haben Dropdown-Liste in Excel das die eingegebenen Daten widerspiegelt. Sie können es testen, indem Sie die Zelle auswählen, in der Sie die Dropdown-Liste konfiguriert haben, und auf den Pfeil klicken.
Verwenden und Ändern Ihrer Dropdown-Liste
Wenn Ihre Dropdown-Liste bereits erstellt ist, können Sie sie verwenden, indem Sie einfach eine beliebige Zelle mit der Liste auswählen und einen Eintrag auswählen. Um die Liste zu ändern oder die Validierungsdaten zu ändern, wiederholen Sie einfach die vorherigen Schritte.
Denken Sie daran, dass Dropdown-Listen in Excel ein zeitsparendes Tool sind, das die Effizienz und Genauigkeit der Dateneingabe verbessert. Es handelt sich um eine wesentliche Fähigkeit, die alle Excel-Benutzer kennen sollten.
